M wie Moderation
Wie Sie als Moderator erfolgreich am offenen Herzen operieren.
Das Problem
Ihre Meetings und Besprechungen verlaufen ineffektiv, rauben Zeit und Nerven und sind von sog. Stellvertreterkonflikten und Machtspielchen überlagert.
Die entscheidende Frage
Ihre entscheidende Frage lautet: Wie schaffe ich es, in Besprechungen bei gutem Arbeitsklima gute Ergebnisse zu erzielen und tragfähige Entscheidungen herbeizuführen?
Erste-Hilfe-Antwort
Nehmen Sie das Thema Moderation ernst! Machen Sie sich klar, dass Moderation immer „am offenen Herzen“ operiert. Die Art und Weise, WIE Besprechungen ablaufen, hat enormen Einfluss auf Betriebsklima und Kultur in Ihrem Unternehmen! Moderation ist eine anspruchsvolle Aufgabe mit riesiger Verantwortung, enormen Chancen und großen Risiken!
Klären und separieren Sie Ihre Rollen als Chef, Projektleiter, Fachman, Kollege … Geben Sie als Chef oder Projektleiter die Rolle des Moderators (fallweise) ab, um frei zu sein für die inhaltlichen Diskussionen. Achten Sie auf Rollenklarheit!
Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Unternehmen mehrere Personen gezielt Know-how und Erfahrung aufbauen für Moderation, Prozess-Steuerung und Gesprächsführung! Denn: Moderation hat nichts mit Fachkompetenz zu tun! Sie ist pure Sozialkompetenz.
Kostenlose Business-Tipps:
Die Analyse – Worum es geht wirklich?
Es ist erstaunlich: Die Meeting-Kultur wird in den meisten Unternehmen stiefmütterlich behandelt. Entweder „moderiert“ einfach immer der Chef (weil er der Chef ist) oder die Leitung von Besprechungen wird als notwendiges Übel auf dem Weg zu (oft intransparenten) Entscheidungen betrachtet. Selten wird die Rolle des Moderators so professionell ausgefüllt, wie wir das selbstverständlich von allen fachlich geprägten Teil-Rollen erwarten würden. Wenn es in den Meetings knirscht, ist dies in der Regel ein Hinweis auf andere organisatorische oder soziale Probleme im Unternehmen, die außerhalb der Besprechungen bearbeitet und geklärt werden sollten!
Bedenken Sie: In Meetings, Besprechungen und Konferenzen sind gut ausgebildete, hochbezahlte und wichtige Köpfe versammelt. Jedes Meeting kostet X Euro. Es werden die zukunftsrelevanten Themen behandelt. Das Innenleben der Firma/des Projekts liegt auf dem Tisch – und die Nerven manchmal blank. Der Moderator operiert buchstäblich am offenen Herzen. Er sollte also wissen, wie man so etwas macht!
Der Holzweg – Die Logik des Misslingens
Wenn Sie so agieren, wie im Folgenden beschrieben, werden Sie scheitern, viel Ärger haben und viel Geld verbrennen. Die häufigsten Fehler sind:
- Ungenügende Vorbereitung und Planung
- Fehlendes informelles und situatives „Mandat“
- Falsche oder zu große Teilnehmerrunde
- Ungenaue Agenda / Kein klares Arbeitsziel
- Unkluge Moderation (Prozess-Steuerung)
- Fehlende kommunikativen Spielregeln
- Zu lange und ermüdende Besprechungen
- Zu hoher Redeanteil des Moderators
- Unklare Rollen (Moderator, Fachmann, Kollege)
- Unpassender Ort / ungünstiger Zeitpunkt (Setting)
- Unterschätzen der sozialen Dynamik (z.B. Stellvertreter-Konflikte, Machtkämpfe, blöde „Spielchen“)
Der Lösungsweg – Die Logik des Gelingens
Handeln Sie als Moderator genauso präzise und professionell wie in Ihren Kernkompetenzen als Ingenieur, Kaufmann, IT-Spezialist, Logistiker, Techniker …
Nehmen Sie Ihre Rolle als Moderator so ernst wie ein Herzchirurg die nächste Operation! Entwickeln Sie die interne Besprechungskultur!
Beziehen Sie alle Verantwortlichen in die Optimierung der Meetings ein! Machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten!
Toolbox für den Moderator
Die 10 Moderationstipps für professionelle Moderation:
- Achten Sie auf gute und gründliche Vorbereitung! Gehen Sie für sich eine Checkliste mit allen relevanten W-Fragen durch!
- Holen Sie sich ein klares informelles Mandat, das Sie in der Rolle des Moderators legitimiert! Moderation ist nicht hierarchieabhängig. „Gewohnheitsrecht“ ist noch kein Mandat!
- Sorgen Sie dafür, dass ein geeigneter Raum mit Licht, Luft und ausreichend Platz zur Verfügung steht! Nur in gutem „Klima“ gedeihen gute Meetings und gute Entscheidungen.
- Laden Sie rechtzeitig (i.d.Regel per Mail) ein. Achten Sie darauf, welcher Teilnehmerkreis wirklich vonnöten ist. Lieber ein weiteres Meeting als ein ineffektives!
- Legen Sie eine realistische Agenda fest, die Sie zu Beginn des Meetings nochmals verlesen und visualisieren. Darin ist auch das Arbeitsziel enthalten, z.B.: „Heute verabschieden wir den Zeitplan des Projekts xyz.“
- Moderieren heißt: Prozess-Steuerung, also Führung des Gesprächsprozesses, Begrüßung, Worterteilung, Wortentzug, Timing, Pausen … und inhaltliche Neutralität!
- Rollenwechsel: Falls Sie die Rolle des Moderators abgeben oder kurzfristig weitergeben möchten, machen Sie das transparent
- Vereinbaren Sie kommunikative Spielregeln! Das beinhaltet Organisation, Feedback-Kultur, Fairneß, und Zeitdisziplin. Auch der Umgang mit Störungen und Konflikten gehört hierher.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Redebeiträge kurz sind! Sie sind für den Gesprächsprozess veranwortlich, für den Ablauf, Pünktlichkeit und dafür, dass Ergebnisse dokumentiert werden!
- Was Sie nicht nur dürfen, sondern unbedingt müssen (!): die Gespräche führen – und das bedeutet auch unterbrechen und höflich, aber bestimmt intervenieren! Das ist Teil Ihres Auftrags als Moderator.
Mein besonderer Moderationstipp
In Regelmeetings (täglich, wöchentlich, monatlich) ergibt sich diese klassische Grundstruktur, ich nenne sie das SIDE-Prinzip.
Die vier wichtigsten Phasen einer Moderation (die sich pro Agendapunkt wiederholen können):
Das SIDE-Prinzip
| Phasen | Was passiert in den Phasen? |
|---|---|
| S = Strukturieren |
|
| I = Informieren |
|
| D = Diskutieren |
|
| E = Ergebnisse sichern oder entscheiden |
|
Fazit
Die Bedeutung von Metings wird vielfach unterschätzt! Die Chefs glauben, es diene ihrem Machterhalt, wenn sie selbst moderieren. Und es fehlt oft Methodenwissen und Erfahrung zu diesem sozial so heiklen Thema. Die oft gehörten Bemerkungen „Wir sind doch alle erwachsen“ oder „Jeder weiß doch, was er zu tun hat“, sind leider Illusion und verweisen auf Konfliktscheu. Wir können erst klar und effektiv über die „Sache“ diskutieren, wenn die Beziehungsebene geklärt ist und immer wieder geklärt wird. „Störungen haben Vorrang!“ – Dieser Satz von Carl Rogers gilt auch und besonders für Meetings und Besprechungen.
Literaturtipps zum Thema
- Renate und Ulrich Dehner: Schluss mit diesen Spielchen. Wie Sie Manipulationen im Alltag wirkungsvoll begegnen. Campus Verlag, Frankfurt 2013 www.campus.de
- Josef W. Seifert: Visualisieren – Präsentieren –- Moderieren. 35. Auflage, GABAL Verlag, Offenbach 2015 www.gabal-verlag.de
- Josef W. Seifert: Besprechungen erfolgreich moderieren., 15. Auflage, GABAL Verlag, Offenbach 2015 (auch als Hörbuch erhältlich) www.gabal-verlag.de
Viel Spaß und Erfolg mit diesen Moderationstipps!
Und wenn Sie mit mir weitersprechen wollen … über
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Ihr
Wernfried Hübschmann